Hoe telefonisch vergaderen werkt
en wat u nodig hebt om uw
telefonische vergadering te organiseren

Het organiseren van een telefonische vergadering is eenvoudig. Alles wat u nodig hebt is de telefonische vergaderdienst van easyAudio en natuurlijk een telefoon. Aanvullende technische apparatuur is niet vereist.

Zo werkt direct telefonisch vergaderen

U krijgt op deze website een persoonlijke toegangscode voor het gebruik van een (virtuele) easyAudio-vergaderzaal. De toegangscode wordt pas gegenereerd op het moment dat u op de knop drukt. Deze toegangscode is hetzelfde voor alle deelnemers aan uw telefonische vergadering.

Geef uw deelnemers de toegangscode en het easyAudio-telefoonnummer. Het telefoonnummer is het zogenaamde “inbelnummer”. Het inbelnummer en de toegangscode worden ook wel de “Toegangsgegevens voor telefonisch vergaderen” genoemd. Aan het begin van de telefonische vergadering is geen extra reservering, aanmelding of boeking van uw vergadering vereist. De (virtuele) easyAudio-vergaderzaal is 24 uur per dag beschikbaar.

Op het afgesproken tijdstip bellen alle deelnemers het easyAudio-telefoonnummer. Een opgenomen boodschap vraagt u dan om de toegangscode in te voeren. De invoer van de toegangscode vindt eenvoudig plaats via het toetsenpaneel op uw telefoon.

Zodra ten minste twee deelnemers hebben ingebeld, begint de vergadering. Heeft slechts één deelnemer ingebeld, dan hoort deze een pauzemuziekje tot de tweede deelnemer aan de vergadering zich meldt.

Bij easyAudio kunnen maximaal tien deelnemers op een vergadering inbellen. De deelnemers kunnen met een vaste of een mobiele telefoon op de vergadering inbellen.

De telefonische vergadering wordt beëindigd wanneer alle deelnemers de hoorn hebben opgelegd.

Denk eraan: de toegangscode voor de directe vergadering is slechts 72 uur geldig, gedurende deze tijd kunt u een willekeurig aantal vergaderingen organiseren.

Natuurlijk kunt u op de website steeds een nieuwe toegangscode aanvragen. Of u maakt meteen gebruik van de voordelen van een vaste (virtuele) vergaderzaal.

>> Hier kunt u uw toegangscode aanvragen.

De voordelen van een langdurig toegangscode

Bij een vaste telefonische (virtuele) vergaderzaal blijft uw persoonlijke toegangscode langdurig bestaan. Dit is handig als u regelmatig vergaderingen hebt en niet steeds een ​​nieuwe toegangscode aan alle deelnemers wilt versturen. Maar ook bij minder regelmatige vergadertijdstippen hoeft u dankzij de vaste (virtuele) vergaderzaal niet elke 72 uur een nieuwe toegangscode aan te vragen.

Met de vaste (virtuele) vergaderzaal ontvangt u tevens de vergader(deelnemers)-toegangscode en een zogenaamde gespreksleiderstoegangscode. Zoals de naam al impliceert, wordt deze toegangscode gebruikt voor de gespreksleider van de vergadering. Deze toegangscode zorgt voor een extra beveiliging van uw telefonische vergadering: de deelnemers kunnen pas met elkaar praten als u als gespreksleider op de vergadering hebt ingebeld.

Het telefoonnummer is voor de gespreksleider hetzelfde als voor de gewone deelnemers. Alleen de toegangscode die moet worden ingevoerd, verschilt.

In de meeste gevallen is de organisator van de telefonische vergadering later ook de gespreksleider. Maar natuurlijk kan ook een andere persoon de telefonische vergadering organiseren, die later niet aan de vergadering deelneemt.

Het is alleen noodzakelijk dat alle informatie tijdig aan alle deelnemers voor de geplande telefonische vergadering beschikbaar wordt gesteld.

Voor het uitnodigen van deelnemers aan uw vergadering stelt easyAudio trouwens een praktische uitnodigingshulp ter beschikking.

>> Klik hier om naar het overzicht “Vaste (virtuele) vergaderzaal inrichten” en “easyAudio-uitnodigingshulp” te gaan

Andere nuttige informatie voor uw vergadering

We hebben op onze website nog meer nuttige informatie beschikbaar gesteld voor het eenvoudig samenstellen van een easyAudio-vergadering.

>> Kosten & facturering
>> Veiligheid van telefonisch vergaderen
>> Internationaal telefonisch vergaderen
>> Veelgestelde vragen over easyAudio